Accord de sous-traitance des données
Mise à jour le 17 octobre 2026.
Version de travail : à faire relire par un avocat ou un délégué à la protection des données. Elle fait partie des conditions générales et s'applique sans signature séparée ; une version signée est fournie sur demande.
Cet accord complète les conditions générales, conformément à l'article 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD). Le client (l'entreprise ou l'indépendant titulaire du compte) est responsable du traitement des notes de frais de ses utilisateurs ; l'éditeur de Fraikit, identifié dans les mentions légales, agit comme sous-traitant.
1. Objet, durée et nature du traitement
- Objet : fournir le service Fraikit, gestion des notes de frais (saisie, lecture des justificatifs, validation, remboursement, exports comptables et de paie, archivage).
- Durée : celle de l'abonnement, puis 3 mois pour l'export et la suppression ; 10 ans pour les justificatifs placés sous l'option archivage.
- Personnes concernées : salariés, dirigeants, consultants et managers du client, et ses comptables invités.
- Données : identité et e-mail professionnel, rôle et équipe, dépenses et justificatifs, trajets (adresses), véhicule et puissance fiscale, identifiant de paie, salaire de référence (portage), coordonnées bancaires de remboursement, journal des actions.
- Aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD n'est demandée ; le client veille à ce que ses utilisateurs n'en saisissent pas dans les commentaires.
2. Engagements de Fraikit
- Traiter les données uniquement pour fournir le service, sur les instructions du client que constituent les conditions générales et ses réglages dans Fraikit.
- Ne jamais utiliser les données du client à d'autres fins, ni les vendre, ni les utiliser pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
- Garantir la confidentialité : seules les personnes de l'équipe Fraikit qui en ont besoin y accèdent, tenues au secret. Chaque accès à un compte client pour l'assister (mode support) est limité à une heure, motivé et inscrit dans le journal visible par le client.
- Aider le client à répondre aux demandes des personnes (accès, rectification, effacement, portabilité) : exports et suppression de compte disponibles dans l'application, assistance sur demande.
- Aider le client pour ses analyses d'impact et ses échanges avec la CNIL, en lui fournissant la documentation utile.
3. Sécurité
- Hébergement en France ; chiffrement des échanges (HTTPS) ; coordonnées bancaires chiffrées en base.
- Connexion sans mot de passe (lien ou code à usage unique, ou Google et Microsoft), sessions limitées dans le temps, cookies protégés.
- Droits par rôle (salarié, manager, administrateur, comptable) et journal d'audit de chaque action.
- Justificatifs identifiés par leur empreinte et scellés chaque nuit ; sauvegardes quotidiennes de la base.
- Alertes automatiques à l'équipe Fraikit en cas d'erreur du service et de connexion à la console d'administration.
4. Sous-traitants ultérieurs
Le client autorise le recours aux sous-traitants ci-dessous. Fraikit le prévient par e-mail au moins 30 jours avant tout ajout ou remplacement ; le client peut s'y opposer pour un motif légitime et, à défaut d'accord, résilier sans frais. Fraikit impose à chacun des obligations équivalentes à celles de cet accord.
| Sous-traitant | Rôle | Données | Lieu | Transfert hors UE |
|---|---|---|---|---|
| Clever Cloud SAS | Hébergement de l'application, base de données, stockage des justificatifs et archives | Toutes les données du service | France | Aucun transfert hors de l'Union européenne |
| Sendinblue SAS (Brevo) | Envoi des e-mails (connexion, invitations, rappels) et réception des justificatifs envoyés par e-mail | Adresse e-mail, nom, contenu des e-mails et pièces jointes reçues | France et Union européenne | Aucun transfert hors de l'Union européenne |
| Anthropic PBC | Lecture automatique des justificatifs (montants, date, TVA, commerçant) | Image ou PDF du justificatif, le temps de la lecture ; aucune conservation pour entraînement | États-Unis | Clauses contractuelles types de la Commission européenne |
| Google Ireland Ltd (Google Maps Platform) | Calcul des distances des trajets | Adresses de départ et d'arrivée saisies | Union européenne et États-Unis | Data Privacy Framework UE-États-Unis et clauses contractuelles types |
| 650 Industries Inc (Expo) | Envoi des notifications sur l'appli mobile | Identifiant de notification de l'appareil, texte de la notification | États-Unis | Clauses contractuelles types de la Commission européenne |
Le paiement des abonnements passe par Stripe, qui traite les données de facturation du client (et non celles de ses salariés) en tant que responsable de traitement indépendant.
5. Violation de données
Fraikit notifie au client toute violation de données le concernant dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance, avec les informations disponibles (nature, données et personnes concernées, mesures prises), pour lui permettre de notifier la CNIL dans le délai de 72 heures si nécessaire.
6. Fin du contrat
À la fin de l'abonnement, le client exporte ses données (export complet dans Paramètres, Historique). Fraikit les supprime dans un délai de 3 mois, sauf obligation légale de conservation et justificatifs placés sous l'option archivage, conservés 10 ans puis supprimés.
7. Audit
Fraikit met à disposition du client la documentation démontrant le respect de cet accord. Le client peut réaliser un audit, à ses frais, par un auditeur tenu au secret, avec un préavis de 30 jours et au plus une fois par an, sauf violation de données.
8. Contact
Pour toute question sur les données personnelles : contact@fraikit.fr.