Justificatifs de note de frais : ce qu'il faut garder, et pendant combien de temps

Qu'est-ce qu'un justificatif valable ?

Un justificatif prouve trois choses : que la dépense a eu lieu, ce qu'elle a coûté et ce qu'elle a payé. Il doit donc montrer la date, le nom du commerçant, la nature de l'achat, le montant TTC et, pour récupérer la TVA, le taux et le montant de TVA.

Il doit aussi pouvoir se rattacher à l'activité : c'est le rôle de la note de frais elle-même, qui indique le motif du déplacement, le client ou le projet, et pour un repas d'affaires les personnes invitées. Pour les frais remboursés au réel, l'Urssaf exige que l'employeur produise ces justificatifs ; sans eux, le remboursement peut être requalifié en salaire.

Le bon justificatif, dépense par dépense

Pour les kilomètres, le guide du barème kilométrique 2026 détaille ce que l'Urssaf demande de pouvoir prouver. Pour la TVA, voir TVA récupérable sur les notes de frais.

Combien de temps garder les justificatifs

Une note de frais et ses justificatifs sont à la fois des pièces fiscales et des pièces comptables. La durée la plus longue l'emporte : gardez-les 10 ans après la clôture de l'exercice.

Garder le justificatif numérique plutôt que le papier

L'article L102 B du livre des procédures fiscales permet de conserver sous forme numérique les factures reçues sur papier. Pour que la version numérique vaille l'original, y compris pour déduire la TVA, la numérisation doit respecter les conditions de l'arrêté du 22 mars 2017, reprises par le BOFiP :

• une reproduction à l'identique de l'original, en image et en contenu, couleurs comprises quand elles ont un sens (signature, mention manuscrite) ;
• aucun traitement de l'image, et une compression sans perte ;
• un fichier au format PDF ou PDF/A-3 ;
• un cachet serveur, une empreinte numérique ou une signature électronique, reposant sur un certificat au moins RGS une étoile ou équivalent ;
• un horodatage de chaque fichier ;
• une organisation documentée, avec des contrôles internes réguliers.

La numérisation peut être confiée à un prestataire, l'entreprise restant responsable. Si ces conditions ne sont pas remplies, l'original papier peut être exigé en cas de contrôle, notamment pour la TVA.

Archivage à valeur probante : de quoi parle-t-on ?

Un archivage à valeur probante garantit qu'un document n'a pas été modifié depuis son dépôt et qu'il restera lisible pendant toute la durée de conservation. Il repose sur les mêmes briques que la copie fiable : empreinte ou cachet électronique, horodatage, stockage qui interdit la modification, et preuve d'intégrité consultable.

Dans Fraikit, chaque justificatif photographié est rattaché à sa note. L'option archivage à valeur probante, disponible sur toutes les offres, scelle chaque justificatif dès son arrivée et le conserve 10 ans sans modification possible, y compris après la fin de l'abonnement (voir les tarifs). Sans cette option, conservez vos originaux.