TVA récupérable sur les notes de frais : ce qui se déduit, ce qui ne se déduit pas

Les trois conditions pour récupérer la TVA d'un frais

1. La dépense sert l'activité taxable de l'entreprise. Une entreprise qui ne collecte pas la TVA (franchise en base, activité exonérée) ne la récupère pas.
2. Vous avez une facture qui identifie l'entreprise et détaille la TVA. Un reçu de carte bancaire ne suffit pas : il ne montre ni le taux ni le montant de TVA.
3. La dépense n'est pas exclue du droit à déduction. C'est là que tout se joue pour les notes de frais : hébergement du personnel, transport de personnes et voitures de tourisme sont exclus.

TVA récupérable dépense par dépense

Restaurant : récupérable, avec la bonne note

La TVA d'un repas d'affaires ou d'un repas pris en déplacement est récupérable, que le convive soit un salarié, un dirigeant ou un client. Gardez la note du restaurant, pas le seul ticket de carte bancaire. Sur une note jusqu'à 150 € HT, le restaurant n'est pas tenu d'indiquer le client : inscrivez vous-même le nom et l'adresse de l'entreprise dans l'espace prévu. Au-delà, demandez une facture complète.

Une note de restaurant contient souvent deux taux, 10 % pour la nourriture et 20 % pour l'alcool. Les deux montants se récupèrent : le ticket doit les distinguer.

Hôtel : non pour le personnel, oui pour les extras

La TVA sur le logement des dirigeants et du personnel n'est pas déductible : une nuit d'hôtel en déplacement pour un salarié ne donne donc pas droit à récupération. Elle l'est pour l'hébergement d'un client ou d'un tiers. Les prestations facturées à part pendant le séjour, comme le dîner au restaurant de l'hôtel ou le parking, suivent leurs propres règles et sont récupérables si elles figurent sur des lignes distinctes.

Train, avion, taxi : jamais récupérable

Le transport de personnes est exclu du droit à déduction, quel que soit le moyen : route, rail, air ou eau. Un billet de train, un vol ou une course de taxi se remboursent au salarié TTC, sans TVA à récupérer. Les frais accessoires au transport, comme la réservation d'une place, suivent la même règle.

Carburant, péage, parking

Carburant

Pour l'essence, le gazole et le superéthanol E85, la TVA est récupérable à 80 % sur un véhicule exclu du droit à déduction, comme une voiture de tourisme, et à 100 % sur un véhicule utilitaire. L'essence a rejoint le régime du gazole en 2022. Le GPL, le GNV et l'électricité ont des règles propres : vérifiez le BOFiP avant de les appliquer.

Péage

La TVA d'un péage est récupérable si le trajet est professionnel. Le reçu du péage tient lieu de facture : il faut y compléter l'identification de l'entreprise. Le BOFiP recommande aussi d'y noter l'immatriculation, le conducteur et l'objet du déplacement.

Stationnement

La TVA du stationnement est récupérable pour un déplacement professionnel. Les tickets d'horodateur, qui ne peuvent pas porter le nom du client, suivent la même simplification que les péages.

Cadeaux d'affaires : 73 € TTC par bénéficiaire et par an

La TVA d'un cadeau offert à un client ou à un partenaire est récupérable si sa valeur ne dépasse pas 73 € TTC par objet, par an et pour un même bénéficiaire. Ce seuil est fixé par l'article 28-00 A de l'annexe IV du CGI depuis 2021. Au-delà, aucune TVA n'est récupérable sur ce cadeau, pas même sur les premiers 73 €.

Gardez la liste des bénéficiaires avec la facture : c'est elle qui permet de vérifier le seuil.

Ce que fait Fraikit

Quand vous photographiez un ticket, Fraikit lit la TVA par taux, puis n'en retient que la part récupérable selon la catégorie de la dépense : rien sur un billet de train ou une nuit d'hôtel d'un salarié, 80 % sur le carburant d'une voiture de tourisme. Il signale aussi une note de restaurant au-delà de 150 € HT qui n'est pas au nom de la société. Votre expert-comptable reçoit des écritures où la TVA est déjà ventilée (voir Fraikit pour les experts-comptables).