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Comment faire une note de frais, étape par étape
Une note de frais liste, pour une période donnée, chaque dépense professionnelle que vous avez avancée : date, nature, motif, montant TTC et TVA, avec le justificatif de chaque ligne. Elle est validée par l'employeur puis remboursée, sans cotisations ni impôt si les frais sont justifiés.
Faire une note de frais en 6 étapes
- Gardez le justificatif au moment de la dépense : la facture ou le ticket détaillé du commerçant, pas le reçu de carte bancaire. Photographiez-le tout de suite, les tickets thermiques s'effacent.
- Notez le motif : le client, le projet ou le déplacement. Pour un repas d'affaires, ajoutez les personnes invitées.
- Classez la dépense : repas, hôtel, transport, carburant, péage, parking, fournitures. La catégorie détermine la TVA récupérable et les plafonds qui s'appliquent.
- Ajoutez vos trajets en voiture personnelle : date, départ, arrivée, distance et motif, valorisés au barème kilométrique.
- Vérifiez les montants : TTC, TVA par taux, devise s'il s'agit d'une dépense à l'étranger.
- Envoyez la note pour validation. Une fois validée, elle est remboursée, souvent avec le salaire ou par virement, puis transmise à la comptabilité avec ses justificatifs.
Ce que la note de frais doit contenir
| Mention | Pourquoi |
|---|---|
| Nom du bénéficiaire et société | Savoir qui rembourser, et au nom de quelle entreprise |
| Période (mois, déplacement) | Rattacher les dépenses au bon exercice |
| Date de chaque dépense | Contrôler la cohérence avec le déplacement |
| Nature ou catégorie | Appliquer la bonne TVA et le bon compte comptable |
| Motif, client ou projet | Prouver l'intérêt de l'entreprise, refacturer si besoin |
| Montant TTC et TVA par taux | Rembourser le bon montant, récupérer la TVA |
| Justificatif de chaque ligne | Exonérer le remboursement de cotisations |
| Validation datée | Tracer l'accord de l'entreprise |
Il n'existe pas de modèle officiel : un tableur peut suffire, à condition que chaque ligne renvoie à son justificatif. Les justificatifs se conservent ensuite 10 ans (voir justificatifs et durée de conservation).
Un exemple rempli
Claire, consultante, se rend chez un client à Lyon pour la journée avec sa voiture personnelle (5 CV).
| Dépense | Montant | TVA récupérable | Justificatif |
|---|---|---|---|
| Aller-retour, 180 km au barème 5 CV | 114,48 € | Aucune | Relevé du trajet |
| Péage | 14,20 € | Oui | Ticket complété |
| Parking | 9,00 € | Oui | Ticket d'horodateur |
| Déjeuner avec le client | 62,00 € | Oui | Note du restaurant, convive indiqué |
Le trajet est valorisé à 180 × 0,636 = 114,48 €, tant que son total annuel reste sous 5 000 km. Le carburant n'est pas ajouté : il est compris dans le barème.
Salarié, dirigeant, indépendant : qui fait quoi
Salarié
Il avance la dépense, fait sa note, l'employeur la valide et la rembourse. Justifiés, ces remboursements ne sont soumis ni aux cotisations ni à l'impôt. L'employeur peut aussi choisir de verser une allocation forfaitaire (voir note de frais ou allocation forfaitaire).
Dirigeant de société
Le président de SAS ou le gérant de SARL se fait rembourser par sa société sur note de frais, avec les mêmes justificatifs. Le mieux reste de payer avec la carte de la société quand c'est possible : il n'y a alors rien à rembourser, seulement un justificatif à rattacher.
Entrepreneur individuel
Au régime réel, les dépenses professionnelles sont des charges de l'entreprise : on les paie de préférence depuis le compte professionnel et on garde le justificatif. En micro-entreprise, les frais réels ne se déduisent pas : un abattement forfaitaire sur le chiffre d'affaires en tient compte. Voir Fraikit pour les indépendants.
Les erreurs les plus fréquentes
- Joindre le reçu de carte bancaire au lieu du ticket détaillé.
- Rembourser le carburant en plus des indemnités kilométriques.
- Récupérer la TVA d'un billet de train ou d'une nuit d'hôtel d'un salarié (voir TVA récupérable).
- Calculer tous les trajets au taux de la première tranche du barème après 5 000 km dans l'année.
- Oublier le motif : sans lui, rien ne prouve que la dépense était professionnelle.
- Saisir la même dépense deux fois, par exemple un ticket et la facture du même repas.
Sources
Textes et pages officielles consultés pour ce guide. Mis à jour le 15 octobre 2026. Les montants évoluent : en cas de doute, la source officielle fait foi.
- Urssaf, « Les frais professionnels » : remboursement au réel et allocations forfaitaires, consulté le 15 octobre 2026
- Légifrance, arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles, JO du 6 septembre 2025
- BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20 : notes de restaurant, tickets de péage et de parking
- impots.gouv.fr, « Je suis micro-entrepreneur, puis-je déduire des charges ? »
- Légifrance, article L102 B du livre des procédures fiscales (conservation)
Questions fréquentes
Quelles informations mettre sur une note de frais ?
Le nom du bénéficiaire, la période, puis pour chaque dépense : la date, la nature, le motif ou le client, le montant TTC, la TVA et le justificatif. La note est ensuite datée et validée par la personne habilitée.
Dans quel délai faut-il faire sa note de frais ?
Aucun délai légal n'est fixé pour la remettre : c'est la politique de frais de l'entreprise qui le décide, le plus souvent chaque mois. Plus la note attend, plus le risque de perdre un ticket augmente.
Un dirigeant peut-il se faire une note de frais ?
Oui. Le président de SAS ou le gérant de SARL qui avance une dépense professionnelle se la fait rembourser par sa société sur note de frais, avec les mêmes justificatifs qu'un salarié. Comme il valide sa propre note, la rigueur des justificatifs est encore plus importante.
Un micro-entrepreneur fait-il des notes de frais ?
Pas au sens d'un remboursement : il ne déduit pas ses frais réels de son revenu imposable, un abattement forfaitaire en tient compte. Garder ses justificatifs reste utile pour suivre ses dépenses et en cas de passage au régime réel.
Peut-on faire une note de frais sans justificatif ?
Pour un remboursement au réel, non : sans justificatif, le remboursement peut être requalifié en salaire. Seules les allocations forfaitaires versées dans les limites Urssaf sont dispensées de justificatif de dépense.