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Note de frais ou allocation forfaitaire : deux façons de rembourser les frais
La note de frais rembourse la dépense réelle, sans plafond, sur justificatif. L'allocation forfaitaire verse un montant fixe, exonéré sans justificatif de dépense tant qu'il reste dans les limites fixées chaque année. Le forfait est plus simple à gérer, le réel est plus juste quand les dépenses varient.
Les deux méthodes côte à côte
| Note de frais (réel) | Allocation forfaitaire | |
|---|---|---|
| Montant | La dépense exacte | Un montant fixé à l'avance |
| Plafond d'exonération | Aucun, si la dépense est professionnelle et justifiée | Les limites publiées chaque année |
| Justificatif de dépense | Obligatoire pour chaque ligne | Non, dans les limites |
| Preuve de la situation | Le motif de la dépense | Le déplacement ou la contrainte qui ouvre droit au forfait |
| TVA récupérable | Oui, selon la dépense, avec la facture | Non, pas de facture |
| Gestion | Une saisie par dépense | Un calcul par jour ou par repas |
Le remboursement au réel, sur note de frais
L'entreprise rembourse ce que le salarié a payé. Il n'y a pas de plafond d'exonération : un hôtel à 140 € la nuit se rembourse 140 €, à condition que la dépense soit professionnelle et justifiée. C'est la méthode la plus juste quand les dépenses varient d'un déplacement à l'autre, et la seule qui permet de récupérer la TVA, puisque l'entreprise dispose de la facture.
Son coût, c'est la gestion : un justificatif par dépense, un contrôle, une validation. C'est précisément ce que les outils de notes de frais allègent (voir comment faire une note de frais).
L'allocation forfaitaire
L'entreprise verse un montant fixe : par repas, par nuit, par jour de déplacement. Dans les limites fixées chaque année, l'allocation est présumée utilisée conformément à son objet et n'a pas besoin d'être justifiée par des factures. En 2026, ces limites sont par exemple de 21,40 € pour un repas au restaurant en déplacement, et de 76,60 € ou 56,80 € par jour pour le logement en grand déplacement (détail dans le guide repas et grand déplacement 2026).
L'employeur doit tout de même pouvoir prouver la situation qui ouvre droit au forfait : la réalité du déplacement, l'impossibilité de rentrer déjeuner. Au-delà des limites, il doit justifier que la somme a couvert des frais réels, sinon elle est soumise à cotisations.
Comment choisir
- Dépenses régulières et prévisibles (repas sur chantier, tournées) : le forfait simplifie la gestion.
- Dépenses variables (hôtels selon les villes, repas clients) : le réel évite de trop ou trop peu rembourser.
- Entreprise qui récupère la TVA : le réel lui permet de la récupérer, le forfait jamais.
- Beaucoup d'entreprises combinent les deux : hôtel et transport au réel, repas au forfait.
Quel que soit le choix, écrivez-le dans une politique de frais connue de tous, avec vos plafonds par catégorie.
Sources
Textes et pages officielles consultés pour ce guide. Mis à jour le 15 octobre 2026. Les montants évoluent : en cas de doute, la source officielle fait foi.
- Urssaf, « Les frais professionnels », consulté le 15 octobre 2026
- Légifrance, arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles (article 2), JO du 6 septembre 2025
- BOFiP, BOI-BAREME-000035 : limites d'exonération des allocations forfaitaires, version publiée le 17 février 2026
Questions fréquentes
Quelle différence entre note de frais et allocation forfaitaire ?
La note de frais rembourse le montant exact de la dépense, sur justificatif. L'allocation forfaitaire verse un montant fixé à l'avance, quelle que soit la dépense réelle, exonéré dans les limites prévues par les textes.
Faut-il des justificatifs pour une allocation forfaitaire ?
Pas de justificatif de la dépense si l'allocation reste dans les limites d'exonération. Il faut en revanche pouvoir prouver la situation qui y donne droit : le déplacement, l'empêchement de rentrer déjeuner, etc.
Peut-on cumuler note de frais et allocation forfaitaire ?
Pas pour la même dépense. Un repas remboursé au réel ne peut pas aussi donner lieu à une indemnité de repas. En revanche, une entreprise peut rembourser l'hôtel au réel et verser un forfait pour les repas.
Que se passe-t-il si l'allocation dépasse la limite ?
L'employeur doit pouvoir prouver que la somme a bien couvert des frais professionnels. À défaut, elle est soumise aux cotisations sociales.