Frais professionnels en portage salarial : frais de mission et frais de fonctionnement

Le principe : un salarié qui gère son activité

Le consultant porté signe un contrat de travail avec la société de portage, qui facture ses prestations au client. Le prix de la prestation couvre la rémunération, les prélèvements sociaux et fiscaux, les frais de gestion et les frais professionnels.

Chaque mois, la société de portage informe le consultant, via son compte d'activité, du paiement reçu du client, des frais de gestion, des frais professionnels, des prélèvements et de la rémunération nette. Les frais professionnels apparaissent donc en clair, mois par mois.

Frais de mission ou frais de fonctionnement

La frontière se décide au moment de la dépense : un frais de mission non prévu dans le contrat commercial ne pourra pas être refacturé. Précisez dans chaque contrat ce que le client accepte de rembourser, avec ou sans majoration.

Les plafonds : ceux de la société de portage

Le code du travail et la convention collective du portage salarial ne fixent pas de plafond de frais en pourcentage du chiffre d'affaires ou du salaire. Chaque société de portage définit le sien dans sa politique de frais, par exemple en pourcentage du salaire brut de référence, et peut être plus restrictive que les règles Urssaf.

Ce plafond protège le consultant autant que la société : des frais trop élevés réduisent le salaire, donc les droits sociaux (retraite, chômage) qui en dépendent. La rémunération minimale prévue par la convention collective doit aussi rester respectée.

Les règles Urssaf s'appliquent comme pour tout salarié

Le consultant porté est un salarié : ses frais suivent les règles des frais professionnels de droit commun, fixées par l'arrêté du 4 septembre 2025.

• Remboursement au réel : sans plafond, mais sur justificatifs, et pour une dépense réellement professionnelle.
• Allocations forfaitaires : exonérées dans les limites fixées chaque année, par exemple pour les repas (voir indemnités de repas et grand déplacement 2026).
• Véhicule personnel : indemnités au barème kilométrique, avec un relevé des trajets.

Pour récupérer la TVA d'un frais, la facture doit être au nom de la société de portage, comme pour toute entreprise (voir TVA récupérable sur les notes de frais).

Bonnes pratiques pour le consultant et la société

• Saisir les frais au fil de l'eau, avec la photo du justificatif, plutôt qu'en fin de mois.
• Rattacher chaque frais de mission au client et au projet : c'est ce qui permet de le refacturer.
• Noter le motif de chaque déplacement et de chaque repas d'affaires.
• Ne pas cumuler indemnités kilométriques et carburant pour le même trajet.
• Côté société de portage : contrôler justificatif, catégorie et plafond avant la paie, pas après.

Fraikit est construit pour ce cas : frais de mission imputés au client et refacturables, frais de fonctionnement plafonnés en pourcentage du brut, compte d'activité et fichier paie générés à partir des mêmes notes. Voir Fraikit pour les sociétés de portage salarial.